Ein Nachlasspfleger wird durch das zuständige Gericht bestellt, wenn nicht eindeutig geklärt ist, wer die Erben einer verstorbenen Person sind oder wenn diese nicht erreicht werden können. In einer solchen Situation übernimmt er die Aufgabe, das hinterlassene Vermögen zu sichern und ordnungsgemäß zu verwalten. Dabei vertritt er die Interessen der noch unbekannten Anspruchsberechtigten und sorgt dafür, dass keine Werte verloren gehen oder missbräuchlich verwendet werden. Seine Tätigkeit ist nur vorübergehend und endet, sobald die Erbfolge geklärt ist oder der Nachlass vollständig abgewickelt wurde. 

Zu Beginn seiner Tätigkeit verschafft sich der Nachlasspfleger einen umfassenden Überblick über die Vermögensverhältnisse des Verstorbenen. Hierbei werden unter anderem Immobilien, Kontoguthaben, Wertgegenstände sowie mögliche Ansprüche gegenüber Dritten erfasst. Diese Vermögenswerte werden gesichert und unter gerichtlicher Kontrolle verwaltet. Gleichzeitig gehört die Ermittlung der rechtmäßigen Erben zu seinen wichtigsten Aufgaben. Dazu werden familiäre Zusammenhänge geprüft, Unterlagen ausgewertet und gegebenenfalls weiterführende Nachforschungen angestellt, um die Anspruchsberechtigten eindeutig festzustellen. 

Darüber hinaus ist der Nachlasspfleger für die Abwicklung der finanziellen Verpflichtungen des Verstorbenen verantwortlich. Offene Forderungen müssen beglichen werden, ebenso wie die Kosten für die Bestattung. Zusätzlich übernimmt er organisatorische Aufgaben, beispielsweise die Kündigung von Mietverträgen, Versicherungen und anderen laufenden Verträgen. In vielen Fällen gehört auch die Auflösung des Haushalts zum Aufgabenbereich, was eine strukturierte Vorgehensweise und sorgfältige Planung erforderten. 

Ein zentraler Bestandteil der Tätigkeit ist die genaue Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen. Der Nachlasspfleger ist verpflichtet, dem Gericht regelmäßig Bericht zu erstatten und seine Arbeit transparent darzustellen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Entscheidungen nachvollziehbar sind und im Interesse der später feststehenden Erben getroffen werden. 

Die Bestellung erfolgt durch das Nachlassgericht, das in der Regel beim Amtsgericht angesiedelt ist. Eine spezielle Ausbildung ist nicht zwingend vorgeschrieben, jedoch sind fundierte Kenntnisse im Erbrecht sowie organisatorisches Geschick unerlässlich. Häufig übernehmen Fachleute wie Juristen, Steuerberater oder erfahrene Berufsbetreuer diese Aufgabe. Interessierte können sich beim Gericht bewerben und ihre fachliche Eignung nachweisen. 

Die Vergütung für die Tätigkeit wird aus dem Nachlass selbst finanziert. Ihre Höhe richtet sich nach dem Umfang der Aufgaben sowie dem Wert des vorhandenen Vermögens. In der Praxis erfolgt die Abrechnung meist auf Grundlage eines Stundensatzes, der den Arbeitsaufwand berücksichtigt. 

Abzugrenzen ist diese Funktion vom Nachlassverwalter. Während ein Nachlasspfleger eingesetzt wird, wenn die Erben unbekannt sind, wird ein Nachlassverwalter tätig, wenn die Erben feststehen, aber ihre Haftung für Schulden des Nachlasses begrenzen möchten. Beide Rollen unterscheiden sich daher deutlich hinsichtlich ihrer Voraussetzungen und Zielsetzungen. 

Die Tätigkeit bringt eine große Verantwortung mit sich. Pflichtverletzungen können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, insbesondere bei fahrlässigem oder vorsätzlichem Verhalten. Daher sind neben fachlichem Wissen auch Sorgfalt, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein erforderlich.