Ab 2025: Elektronische Kassensysteme unterliegen neuer Meldepflicht
Mit dem Jahreswechsel 2025 tritt eine bedeutende Änderung für Betriebe in Kraft, die digitale Kassenlösungen verwenden. Ziel der neuen Vorschrift ist es, den Finanzbehörden vollständige Informationen über die eingesetzten Systeme bereitzustellen – inklusive ihrer Ausstattung, Vernetzung und technischen Sicherheitskomponenten. Die digitale Übermittlung erfolgt über das Steuerportal „Mein ELSTER“, dass hierfür eine spezielle Datenschnittstelle bereitstellt.
Wer muss aktiv werden?
Betroffen sind alle Unternehmen, die mit digitalen Aufzeichnungsgeräten arbeiten, sofern diese mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung ausgestattet sind. Dazu zählen nicht nur herkömmliche Kassenterminals, sondern auch Systeme mit Abrechnungsfunktion, etwa Waagen oder mobile Verkaufsgeräte.
Anlagen, die bis zum 30. Juni 2025 in Betrieb genommen oder angeschafft werden, sind bis spätestens Ende Juli desselben Jahres zu registrieren. Für später eingesetzte Technik gilt eine Frist von 30 Tagen nach Erwerb.
Welche Informationen sind notwendig?
Für die Registrierung erforderlich sind Daten zur jeweiligen Lösung, wie Modell, Seriennummer, Art der verwendeten Sicherheitseinrichtung und Zeitpunkt der ersten Nutzung. Darüber hinaus werden auch die Unternehmensangaben – einschließlich Steuernummer – sowie die Anzahl der eingesetzten Geräte erfasst. Bei einer späteren Abschaltung ist zusätzlich der Anlass der Deaktivierung zu dokumentieren.
Besondere Regelungen für verbundene Systeme
In Fällen, in denen mehrere Kassen in einem Netzwerk betrieben werden, ist jede Einheit einzeln zu erfassen. Davon ausgenommen sind lediglich Komponenten, die keine Bezahlfunktion enthalten – beispielsweise mobile Bestellhilfen. Alle in einer Betriebsstätte installierten Systeme sind in einem zusammengefassten Vorgang anzugeben.
Abmeldung ebenfalls verpflichtend
Neben der erstmaligen Inbetriebnahme unterliegt auch die Außerbetriebnahme einer Meldepflicht. Wird ein Gerät ersetzt, ausgemustert oder geht verloren, muss dieser Umstand innerhalb eines Monats über das ELSTER-Portal mitgeteilt werden.
Frühzeitige Organisation empfohlen
Unternehmer sollten sich bereits vor Inkrafttreten der Regelung einen vollständigen Überblick über alle verwendeten Geräte verschaffen. Eine systematische Erfassung der relevanten Informationen ermöglicht eine reibungslose Umsetzung der Anforderungen, sobald die technische Schnittstelle aktiv ist.
Auch Fahrtenmessgeräte sind betroffen
Die neue Vorschrift schließt ebenfalls Wegstreckenzähler und Taxameter mit ein, sofern sie über eine TSE verfügen. Modelle ohne diese Sicherheitskomponente können bis Ende 2025 übergangsweise betrieben werden. In diesen Fällen muss zusätzlich das Kfz-Kennzeichen angegeben werden.
Fazit
Die verpflichtende Erfassung elektronischer Kassentechnik stellt Unternehmen vor neue Aufgaben im Bereich der steuerlichen Transparenz. Wer rechtzeitig handelt, erforderliche Daten bereithält und Fristen einhält, kann den Prozess effizient umsetzen und bleibt gegenüber der Finanzbehörde auf der sicheren Seite.
